Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Celem zapisów niniejszego dokumentu jest uregulowanie zasad przetwarzania danych osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom RODO.

DEFINICJE:

a. Administrator – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; w przypadku niniejszej Polityki Prywatności przez Administratora rozumie się Firmę.
b. Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; w przypadku niniejszej Polityki Prywatności za dane osobowe rozumiane są dane zwykłe: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz adres realizacji zlecenia;
c. Integralność danych – właściwość zapewniająca, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany;
d. Przetwarzający – osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora; w przypadku niniejszej Polityki Ochrony za Przetwarzającego rozumie się: podmioty, z którymi współpracuje Firma w zakresie obsługi prawnej, obsługi księgowo-rachunkowej oraz obsługi informatycznej, a także podmioty, którym Firma obowiązana jest przekazywać Dane osobowe celem wykonania ciążących na niej obowiązków z mocy przepisów prawa, jak np.: Urząd Skarbowy, ZUS;
e. Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
f. PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, organ nadzorczy w rozumieniu RODO;
g. Poufność danych – właściwość zapewniająca, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom;
h. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
i. MSWiA – Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024 ze zm.);
j. Firma – działalność gospodarcza pod nazwą Monagraph Studio Piotr Karol Hrapkowicz z siedzibą w Nowej Wsi, ul. Dworska 9A, 32-651 Nowa Wieś, wpisaną do CEiDG,, posiadającą numer NIP: 549-203-88-72, numer REGON: 0000000000, reprezentowaną przez Piotra Hrapkowicza - właściciela, zwaną dalej NOTESOWE.LOVE.
k. System informatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych;
l. UODO – Urząd Ochrony Danych Osobowych.

MONAGRAPH STUDIO, jako administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest firma MONAGRAPH STUDIO PIOTR KAROL HRAPKOWICZ (dalej też: „NOTESOWE.LOVE”), z którą Klient może skontaktować się e-mailowo pisząc na adres: kontakt@notesowe.love

2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Klienta jest Umowa pomiędzy nim a NOTESOWE.LOVE. Podanie danych osobowych w celu zawarcia i wykonania Umowy, w tym realizacji Zamówienia przez NOTESOVE.LOVE, jest dobrowolne, jednak ich niepodanie spowoduje, że zawarcie i realizacja Umowy będą niemożliwe. Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, NOTESOWE.LOVE może wymagać od Klienta podania innych niezbędnych danych. Poza tymi przypadkami podanie danych przez Klienta jest dobrowolne.

3. Dane osobowe Klienta przetwarzane będą wyłącznie w następujących celach i podstawach prawnych:
a. związanych z zawarciem i realizacją Umowy oraz realizacją Zamówienia, a także ich rozliczenia (w tym wystawianie faktur i dokumentów księgowych) oraz rozpatrywania skarg i wniosków oraz udzielania odpowiedzi na pytania Klienta (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b), c) lub f) RODO);
b. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na NOTESOWE.LOVE wynikających z ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm. w szczególności art. 74z (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
c. ewentualnego ustalenia, dochodzenia, egzekucji roszczeń lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego w tym interesu NOTESOVE.LOVE (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
d. statystycznych, zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego, analizy finansowej NOTESOWE.LOVE, będącego realizacją jego prawnie uzasadnionego w tym interesu (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
e. przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz zapewnienie rozliczalności (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
f. jeśli Klient wyrazi zgodę, NOTESOVE.LOVE przetwarza jego dane w celu zapisywania danych w plikach cookies (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

4. NOTESOVE.LOVE przetwarza następujące dane osobowe uzyskane od Klienta: dane identyfikacyjne (takie jak: imię i nazwisko), dane adresowe, dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu), dane w postaci numeru rachunku bankowego.

5. Dane Klienta mogą pochodzić ze źródeł powszechnie dostępnych, w szczególności baz i rejestrów: Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), REGON (informacja dotyczy danych osobowych pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą).

6. NOTESOVE.LOVE przetwarza dane osobowe Klienta na podstawie i z zachowaniem wymogów

7. NOTESOVE.LOVE zapewnia stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności uniemożliwiających dostęp do nich nieuprawnionym osobom trzecim, lub ich przetwarzania z naruszeniem przepisów powszechnie obowiązującego prawa, zapobiegających utracie danych osobowych, ich uszkodzeniu lub zniszczeniu.

8. Dane osobowe Klienta będą przechowywane przez okres:
a. obowiązywania Umowy zawartej z NOTESOWE.LOVE , a po jej zakończeniu, w związku z obowiązkiem prawnym NOTESOVE.LOVE wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (w tym przechowywania dowodów księgowych);
b. niezbędny do dochodzenia roszczeń przez NOTESOVE.LOVE w związku z prowadzoną działalnością lub obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec NOTESOVE.LOVE, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń przewidzianych powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

9. Przy przetwarzaniu danych osobowych Klienta NOTESOVE.LOVE przekazuje dane Klienta podmiotom przetwarzającym dane w imieniu NOTESOVE.LOVE uczestniczących w wykonywaniu jego czynności i wspierających w świadczeniu usług, tj. podwykonawcom, producentom towarów objętych Zamówieniem, podmiotom świadczącym usługi płatnicze, doradcze, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, firmom informatycznym i hostingowym, agencjom reklamowym lub marketingowym którzy będą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie, o którym mowa w ust. 4 powyżej, oraz w określonych przez NOTESOWE.LOVE celach, o których mowa w ust. 3 powyżej.

10. NOTESOVE.LOVE nie planuje obecnie przekazywać danych osobowych Klienta do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych (tj. poza EOG).

11. W oparciu o dane Klienta, NOTESOVE.LOVE nie będzie podejmował wobec Klienta zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

12. Klientowi, który przekazał NOTESOVE.LOVE swoje dane osobowe przysługuje:
a. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
c. prawo usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym);
d. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e. prawo do przenoszenia swoich danych do innego administratora;
f. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym profilowania, oraz na potrzeby marketingu bezpośredniego;
g. prawo do cofnięcia zgody w przypadku, gdy NOTESOWE.LOVE będzie przetwarzał dane Klienta w oparciu o zgodę, w dowolnym momencie i w dowolny sposób, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
h. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Klient uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

13. Klient, w celu realizacji swoich uprawnień, o których mowa w ust. 12 powyżej, może zwrócić się do NOTESOWE.LOVE z żądaniem, poprzez wysłanie go na następujący adres e-mail: KONTAKT@NOTESOWE.LOVE Przy czym, aby mieć pewność, że są Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, NOTESOWE.LOVE może prosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających mu uwierzytelnić Klienta.

NOTESOWE.LOVE, jako podmiot, któremu Podmiot współpracujący powierzył przetwarzanie danych osobowych swoich klientów.

1. Dane osobowe będą przez NOTESOWE.LOVE przetwarzane przez okres trwania umowy (w tym świadczenia Usług) i po tym okresie usunięte lub zwrócone Podmiotowi współpracującemu w terminie określonym przez Podmiot współpracujący, chyba że obowiązek dłuższego okresu przechowywania wynika z przepisów prawa polskiego lub prawa Unii Europejskiej, do którego przestrzegania NOTESOWE.LOVE jest zobowiązana (art. 28 ust. 3 lit. g RODO).

2. Charakter i cel przetwarzania wynikają z umowy łączącej NOTESOWE.LOVE z Podmiotem współpracującym, w szczególności celem przetwarzania przez NOTESOWE.LOVE powierzonych jemu danych jest przede wszystkim realizacja łączącej go z Podmiotem współpracującym Umowy, a zwłaszcza prawidłowa realizacja oferowanych przez NOTESOWE.LOVE Usług.

3. NOTESOWE.LOVE przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Podmiotu współpracującego przekazane w związku z łączącą NOTESOWE.LOVE i Podmiot współpracujący umową, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo polskie lub prawo UE. Podmiot współpracujący musi być uprawniony do przetwarzania danych w zakresie, w jakim powierzył je NOTESOWE.LOVE.

4. Przetwarzanie danych osobowych powierzonych NOTESOWE.LOVE będzie obejmować wyłącznie dane, które zostaną zgromadzone przez Podmiot współpracujący i przekazane NOTESOWE.LOVE , imię i nazwisko osoby fizycznej oraz dane kontaktowe w postaci numeru telefonu i adresu e-mail.

5. Przez cały okres obowiązywania umowy NOTESOWE.LOVE będzie podejmować i wdrażać odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu zabezpieczenia powierzonych danych przed naruszeniami, w szczególności gwarancje bezpieczeństwa przedstawione w informacjach i dokumentach przekazanych Podmiot współpracujący (obie strony powinny zachować te dowody dla potrzeb spełnienia wymogu rozliczalności). W celu uniknięcia wątpliwości, wdrożenie wymogów bezpieczeństwa wskazanych powyżej nie zwalnia Podmiotu współpracującego z obowiązku dokonania własnej oceny i podjęcia decyzji o tym, jakie dodatkowe środki właściwie zapewniają poziom bezpieczeństwa odpowiedni do ustalonych czynników ryzyka.

6. NOTESOWE.LOVE wdrożył środki w celu ograniczenia dostępu do danych wyłącznie do tych pracowników/współpracowników, którzy potrzebują dostępu do tych danych, aby móc wykonywać przypisane im zadania służbowe, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu oraz zasadą najmniejszego uprzywilejowania. Ponadto, NOTESOWE.LOVE zapewni by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy.

7. NOTESOWE.LOVE może zwrócić się do Podmiotu współpracującego z prośbą o wyrażenie zgody na powierzenie przetwarzania danych innemu podmiotowi podprzetwarzającemu. Wyrażona zgoda może być ogólna lub szczegółowa.

8. W przypadku wyrażenia przez Podmiot współpracujący zgody ogólnej, powierzenie przetwarzania danych innemu podmiotowi podprzetwarzającemu wymaga uprzedniego zgłoszenia Podmiotowi współpracującemu w celu umożliwienia wyrażenia sprzeciwu. Podmiot współpracujący może z uzasadnionych przyczyn zgłosić udokumentowany sprzeciw względem powierzenia danych konkretnemu pomiotowi podprzetwarzającemu. W razie zgłoszenia sprzeciwu, NOTESOWE.LOVE nie będzie miał prawa powierzyć danych podmiotowi objętemu sprzeciwem. Wątpliwości co do zasadności sprzeciwu i ewentualnych negatywnych konsekwencji NOTESOWE.LOVE zgłosi Podmiotowi współpracującemu w czasie umożliwiającym zapewnienie ciągłości przetwarzania. Bieżąca współpraca NOTESOWE.LOVE z podmiotem, któremu podpowierzono przetwarzanie danych osobowych pozwala na zapewnienie przez NOTESOWE.LOVE bezpieczeństwa przetwarzania powierzonych przez Podmiot współpracujący danych. Przy czym, NOTESOWE.LOVE korzystając z usług innego podmiotu przetwarzającego, nakłada na ten podmiot te same obowiązki ochrony danych, jakie nałożone na NOTESOWE.LOVE przez Podmiot współpracujący, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało (art. 32 RODO), przejawiające się w szczególności w (art. 28 ust. 3 lit. c RODO):
a. pseudonimizacji i usuwaniu danych osobowych w sytuacji, gdy upłynął okres ich przetwarzania;
b. zapewnieniu poufności, integralności, dostępności i odporności systemu NOTESOWE.LOVE , za pośrednictwem którego przetwarzane są dane;
c. zapewnieniu możliwości przywrócenia dostępności danych i dostępu do nich niezwłocznie po wystąpieniu incydentu technicznego lub fizycznego;
d. stosowaniu regularnej weryfikacji skuteczności zabezpieczeń i systemów zapewniających bezpieczeństwo danych. NOTESOWE.LOVE ponosi odpowiedzialność wobec Podmiotu współpracującego za wypełnienie obowiązków ochrony danych przez podmiot podprzetwarzający.

9. Dane osobowe powierzone NOTESOWE.LOVE nie będą przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

10. NOTESOWE.LOVE umożliwia Podmiotom współpracującym realizację uprawnień osób fizycznych wynikających z RODO.

11. Ponadto, NOTESOWE.LOVE w miarę możliwości będzie udzielał pomocy Podmiotowi współpracującemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania praw określonych w rozdziale III RODO (art. 28 ust. 3 lit. e RODO). NOTESOWE.LOVE , uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, zapewnia współpracę z Podmiotem współpracującym przy wykonywaniu przez niego obowiązków z obszaru ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 32−36 RODO.

12. W przypadku powzięcia przez NOTESOWE.LOVE wątpliwości co do zgodności z prawem (w szczególności z RODO) wydanych przez Podmiot współpracujący poleceń lub instrukcji, NOTESOWE.LOVE niezwłocznie informuje Podmiot współpracujący o stwierdzonej wątpliwości.

13. Podmiot współpracujący zobowiązany jest współdziałać z NOTESOWE.LOVE w wykonaniu umowy i prawidłowym świadczeniu Usług, udzielać NOTESOWE.LOVE wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności poleceń Podmiotu współpracującego, jak też wywiązywać się terminowo ze swoich szczegółowych obowiązków wynikających z umowy lub przepisów prawa polskiego i prawa UE.

14. NOTESOWE.LOVE :
a. powiadamia Podmiot współpracujący o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych niezwłocznie po powzięciu takiej informacji;
b. udostępnia Podmiotowi współpracującemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania zgodności działania Podmiotu współpracującego z przepisami RODO;
c. umożliwia Podmiotowi współpracującemu lub upoważnionemu audytorowi przeprowadzanie audytów lub inspekcji;
d. współpracuje z Podmiotem współpracującym lub audytorem w zakresie realizacji audytów lub inspekcji (art. 28 ust. 3 lit. h RODO).